เนื่องจากได้ทำเอกสารรับเบี้ยประชุมหาย(เอกสารที่ผู้ประชุมเซ็นชื่อเพื่อรับเบี้ย) โดยปกติและจะต้องใช้ตัวจริงเพื่อขออนุมัติเบิกจ่าย แต่ตอนนี้ตัวจริงนั้นได้หายไป จะสามารถใช้สำเนาที่ถ่ายเอกสารไว้ซึ่งเหมือนกับตัวจริงทุกประการมาขออนุมัติเบิกจ่ายแทนได้หรือไม่

1. หากสามารถทำได้ ต้องทำอย่างไรกับสำเนานั้นหรือไม่ (อาทิให้ผู้มีอำนาจเบิกจ่ายเเซ็นรับรองหรือไม่) และต้องใช้เอกสารใดแนบอีกหรือไม่ (อาทิเอกสารรายละเอียดการประชุมมาแนบเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือในสำเนานั้นได้หรือไม่)

2.หากไม่สามารถใช้สำเนานั้นได้ จะมีวิธีอื่นที่จะขออนุมัติเบิกจ่ายได้หรือไม่

1. ถ้าผู้จัดทำเอกสารนั้น (ผู้ที่นำเอกสารนั้นให้ผู้เข้าประชุมลงชื่อ) ลงนามรับรอง และผู้มีอำนาจอนุมัติการเบิกจ่ายลงนามยอมรับสำเนาเอกสารนั้น ก็ควรใช้ได้

2. วิธีอื่น ก็คือ ทำเอกสารขึ้นใหม่โดยให้ผู้ที่มาประชุมลงชื่อใหม่ โดยนำสำเนาไปยืนยันกับผู้เข้าร่วมประชุมที่เคยลงชื่อไว้แล้ว ให้เขามั่นใจว่า เขามาประชุมและได้ลงชื่อรับเบี้ยประชุมไปแล้วจริง