เรียน  อาจารย์มีชัยที่เคารพ

     กระผมได้ศึกษาระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 25 รายงานการประชุมมีจุดมุ่งหมาย

     1. เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง

     2. เพื่อยืนยันการปฏิบัติงาน

     3. เพื่อแสดงกิจการที่ดำเนินการมาแล้ว

     4. เพื่อแจ้งผลการประชุมให้บุคคลที่เกี่ยวข้องทราบและปฏิบัติต่อไป

     และการรับรองรายงานการประชุมอาจทำได้ 3 วิธี

     1. รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใช้สำหรับกรณีเร่งด่วน ให้ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุม อ่านสรุปมติให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง

     2. รับรองในการประชุมครั้งต่อไป ประธานหรือเลขานุการ เสนอรายงานการประชุมครั้งที่แล้วมาให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง

     3. รับรองโดยการแจ้งเวียน ใช้ในกรณ๊ที่ไม่มีการประชุมครั้งต่อไป หรือมีแต่ยังกำหนดเวลาประชุมครั้งต่อไปไม่ได้ หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งนั้นมาก ให้เลขานุการส่งรายงานการประชุมไปให้บุคคลในคณะกรรมการพิจารณารับรอง ภายในระยะเวลาที่กำหนด

      ในการนี้ กระผมมีประเด็นขอหารือว่าเมื่อวันที่ 5 ก.ย. 49 มีการประชุมคณะกรรมการ ททท. เรื่อง แต่งตั้งพนักงานระดับสูงของ ททท. ขึ้น โดยให้มีผลในวันที่ 2 ต.ค. 49 แนวทางปฏิบัติในการออกคำสั่งแต่งตั้งพนักงานดังกล่าวจะออกก่อนการรับรองรายงานการประชุมได้หรือไม่ หรือต้องรับรองรายงานการประชุมก่อน จึงจะออกคำสั่งแต่งตั้ง เนื่องจากขณะนี้อยู่ระหว่างคณะปฏิรูปการปกครองฯ ไม่สามารถจะเรียกประชุมคณะกรรมการ ททท. เพื่อรับรองรายงานการประชุมได้ประกอบกับมีระยะเวลาจำกัดในการทำหนังสือเวียนเพื่อรับรองรายงานการประชุม และพนักงานดังกล่าวจะต้องปฏิบัติงานในวันที่ 2 ตค. 49

มตินั้นมีผลตั้งแต่วันลงมติ ส่วนการรับรองรายงานการประชุม เป็นเรื่องของการบันทึกผลของการประชุม  ซึ่งถ้ามีหลักฐานอย่างอื่น เช่น เทป แสดงว่าได้มีการลงมติเช่นนั้นจริงก็สามารถแต่งตั้งไปได้